Kodėl verta susikurti savo žinių sistemą
Kiekvienas iš mūsų kasdien susiduriame su informacijos srautu – skaitytos knygos, straipsniai, pokalbiai su kolegomis, įdomios mintys po dušu, projektų detalės, asmeniniai tikslai. Visa tai kažkur dingsta, jei neturime kur to sudėti. Prieš kelerius metus pats sugaišau begalę laiko ieškodamas, kur gi užsirašiau tą genialią idėją ar kur buvo ta nuoroda, kurią tikrai išsisaugojau. Skamba pažįstamai?
Asmeninė žinių valdymo sistema – tai ne kažkoks sudėtingas akademinis dalykas. Tai paprasčiausiai būdas organizuoti viską, ką sužinai ir išmoksti, kad vėliau galėtum tuo pasinaudoti. Galvokite apie tai kaip apie išorinį smegenų priedą, kuris padeda neužmiršti svarbių dalykų ir sujungti skirtingus informacijos gabalėlius į kažką prasminga.
Problema ta, kad dauguma žmonių naudoja chaotišką sistemą – kažkas užrašyta telefonuose, kažkas sąsiuviniuose, kažkas el. pašte, o dar dalis tiesiog galvoje. Tokia fragmentacija dažnai reiškia, kad informacija yra tarsi ir išsaugota, bet praktiškai nepasiekiama, kai jos reikia.
Pagrindiniai žinių sistemos elementai
Efektyvi žinių sistema susideda iš kelių dalių, kurios kartu sudaro veikiančią visumą. Pirmiausia reikia surinkimo mechanizmo – būdo greitai užfiksuoti informaciją, kai tik ji pasirodo. Tai gali būti užrašų programėlė telefone, diktofonas, nedidelis sąsiuvinys kišenėje. Svarbu, kad šis įrankis būtų visada po ranka ir nereikalautų daug pastangų.
Antrasis elementas – apdorojimo rutina. Surinkta informacija pati savaime dar nėra žinios. Reikia reguliariai peržiūrėti, ką užsirašei, išgryninti esmę, suformuluoti savo žodžiais, susieti su tuo, ką jau žinai. Daugelis žmonių praleidžia šį žingsnį ir tiesiog kaupia užrašus, kurie vėliau tampa nenaudingu archyvu.
Trečiasis komponentas – saugojimo struktūra. Čia ir prasideda tikroji magija. Kaip organizuoti informaciją, kad ją būtų lengva rasti? Yra keletas populiarių metodų: hierarchinės aplankai, žymos (tags), nuorodos tarp užrašų, arba hibridinis variantas. Kiekvienas metodas turi privalumų ir trūkumų.
Galiausiai reikia peržiūros sistemos – būdo reguliariai grįžti prie anksčiau užrašytos informacijos. Be šito žinių sistema tampa tik fancy archyvu. Peržiūra padeda įtvirtinti žinias, pastebėti naujas sąsajas, atnaujinti pasikeitusią informaciją.
Kaip pasirinkti tinkamus įrankius
Įrankių pasirinkimas – viena iš svarbiausių ir kartu sudėtingiausių užduočių. Rinkoje yra dešimtys programų, kiekviena žadanti būti geriausia. Notion, Obsidian, Evernote, OneNote, Roam Research, LogSeq – sąrašas begalinis. Lengva įstrigti ieškant „tobulos” programos ir niekada nepradėti.
Mano patirtis rodo, kad geriau pradėti su kuo paprastesniu įrankiu ir išbandyti sistemą praktikoje. Net paprastas tekstinis redaktorius ar Google Docs gali puikiai veikti pradžioje. Svarbiausias kriterijus – įrankis turi būti greitas ir patogus būtent tau. Jei kiekvieną kartą atidarant programą reikia laukti 10 sekundžių, greičiausiai nustosi ja naudotis.
Keli praktiniai patarimai renkantis įrankius:
Pasirink platformą, kuri veikia visuose tavo įrenginiuose. Jei dirbi su kompiuteriu, bet daug idėjų ateina telefone, reikia, kad sistema veiktų abiejuose. Sinchronizacija turi būti automatiška ir greita.
Įvertink, ar gali lengvai eksportuoti duomenis. Programos ateina ir išeina, bet tavo žinios turėtų likti. Patikrink, ar gali eksportuoti viską paprastais formatais (txt, markdown, pdf).
Nepervertink funkcionalumo. Dauguma žmonių naudoja tik 20% programos galimybių. Geriau paprasta sistema, kurią naudosi kasdien, nei sudėtinga, kurią apleisite po mėnesio.
Užrašų organizavimo metodai
Yra du pagrindiniai požiūriai į žinių organizavimą, ir jie fundamentaliai skiriasi. Pirmasis – hierarchinis metodas, kur informacija organizuojama į aplankus ir poaplankius, kaip failai kompiuteryje. Pavyzdžiui: Darbas → Projektai → Projektas X → Susitikimai. Tai intuityvu ir daugeliui pažįstama.
Tačiau hierarchinis metodas turi rimtą trūkumą – daug informacijos netilpsta į vieną kategoriją. Kur dėti užrašą apie pokalbį su klientu, kuris susijęs ir su projektu, ir su pardavimais, ir su produkto plėtra? Dėl to vis populiaresnis tampa tinklinis metodas, kur užrašai siejami tarpusavio nuorodomis, o ne dedami į aplankus.
Tinklinis metodas remiasi idėja, kad žinios mūsų galvose nesaugomos hierarchiškai – jos sudaro tinklą, kur viena mintis veda prie kitos. Programos kaip Obsidian ar Roam Research leidžia kurti tokius tinklus – galite susieti užrašus tarpusavyje, matyti, kurie užrašai dažniausiai susiję su kitais, naršyti per asociacijas.
Praktikoje daugelis žmonių naudoja hibridinį metodą. Pagrindinė struktūra gali būti hierarchinė (pvz., Asmeninis, Darbas, Mokymasis), bet viduje užrašai siejami nuorodomis ir žymomis. Tai suteikia ir struktūros, ir lankstumo.
Vienas naudingas principas – atominis užrašų rašymas. Kiekvienas užrašas turėtų būti apie vieną aiškią idėją ar temą. Ne 10 puslapių konspektas iš knygos, o atskiri užrašai kiekvienai svarbiai minčiai. Taip lengviau susieti informaciją ir ją panaudoti skirtinguose kontekstuose.
Kaip tvarkytis su skirtingų tipų informacija
Ne visa informacija vienoda, ir skirtingi dalykai reikalauja skirtingo požiūrio. Greitai kintanti informacija – užduotys, susitikimai, trumpalaikiai projektai – geriau tvarkyti atskira užduočių valdymo sistema (todoist, things, net paprastas sąrašas). Žinių valdymo sistema turėtų būti ilgalaikėms žinioms.
Nuorodos ir straipsniai – atskirą problemą. Daugelis žmonių išsisaugo šimtus nuorodų, kurių niekada neperskaito. Mano taisyklė: jei straipsnis tikrai svarbus, perskaityk jį dabar ir užsirašyk pagrindinę mintį savo žodžiais. Jei neturi laiko dabar, greičiausiai neturėsi ir vėliau. Nuoroda be konteksto po kelių mėnesių nieko nereiškia.
Knygų konspektai reikalauja ypatingos strategijos. Nevertina konspektuoti visko – tai tik perpakuoja sistemą. Geriau užsirašyti tik tai, kas sukėlė stiprią reakciją, ką nori pritaikyti praktikoje, arba kas prieštarauja tam, ką manei žinąs. Po knygos perskaitymo užduok sau klausimą: kokias 3 pagrindines mintis išsineši? Užrašyk jas.
Asmeninės mintys ir refleksijos – galbūt vertingiausia žinių sistemos dalis. Tai, ką pats sugalvoji, apmąstai, susieti su savo patirtimi, yra unikalus ir tikrai naudingas. Daugelis žmonių per daug dėmesio skiria informacijos iš išorės rinkimui ir per mažai savo minčių fiksavimui.
Rutinos, kurios palaiko sistemą gyvą
Geriausia sistema nieko neverta, jei ja nenaudoji reguliariai. Reikia sukurti paprastų rutin, kurios taptų įpročiais. Pirma rutina – kasdienė surinkimo rutina. Kiekvieną vakarą ar rytą skirti 5 minutes peržiūrėti, ką per dieną užsirašei telefone, ant lipnių lapelių, ar tiesiog prisimeni. Perkelti tai į pagrindinę sistemą.
Antra svarbi rutina – savaitinė peržiūra. Kartą per savaitę (daugelis renkasi sekmadienio vakarą ar penktadienio popietę) praleisti 20-30 minučių peržiūrint naujus užrašus. Ar jie aiškūs? Ar galima juos susieti su kitais užrašais? Ar yra kažkas, ką reikia išplėsti ar patikslinti? Ši rutina užtikrina, kad sistema nepavirsta į chaotišką sąvartyną.
Trečia, mažiau akivaizdi rutina – atsitiktinė peržiūra. Kartą per mėnesį atsitiktinai atidaryk kelis senus užrašus. Būsi nustebęs, kiek daug pamiršai ir kiek naujai aktualių dalykų rasi. Kai kurios programos (pvz., Obsidian su specialiais įskiepiais) gali automatiškai parodyti atsitiktinius užrašus.
Svarbu suprasti, kad šios rutinos neturi būti griežtos. Jei praleidi savaitę – nieko baisaus. Svarbu grįžti ir tęsti. Sistema turi tarnauti tau, o ne tu jai.
Dažniausios klaidos ir kaip jų išvengti
Pirmoji ir didžiausia klaida – per daug laiko skirti organizavimui, per mažai naudojimui. Lengva įsitraukti į sistemos tobulinimą: keisti programas, eksperimentuoti su struktūromis, kurti sudėtingas žymų sistemas. Tai gali būti smagu, bet tikrasis tikslas – turėti naudingą informaciją, kai jos reikia.
Antra klaida – kopijuoti svetimas sistemas. YouTube pilna vaizdo įrašų, kur žmonės rodo savo „tobulas” sistemas. Jos atrodo įspūdingai, bet sukurtos konkretiems žmonėms su konkrečiais poreikiais. Tai, kas veikia programuotojui, gali visiškai netikti dizaineriui ar vadybininkui. Pradėk paprastai ir pritaikyk sistemą sau.
Trečia klaida – siekti užfiksuoti viską. Ne visa informacija verta išsaugoti. Jei užrašai viską, sistema tampa perpildyta ir nebenaudinga. Geriau užrašyti mažiau, bet tai, kas tikrai svarbu ir prasminga. Klausk savęs: ar šita informacija bus aktuali po mėnesio? Po metų? Jei ne – galbūt nereikia jos išsaugoti.
Ketvirta klaida – nebandyti pritaikyti praktikoje. Žinių sistema neturėtų būti tik saugykla. Ji turėtų padėti kurti, spręsti problemas, priimti sprendimus. Jei niekada nenaudoji to, ką užrašai, galbūt reikia permąstyti, ką ir kaip užrašai.
Kai sistema tampa gyvenimo dalimi
Po kelių mėnesių naudojant žinių valdymo sistemą, pradedi pastebėti pokyčius. Nebereikia įtemptai galvoti, kur gi buvo ta informacija – žinai, kad ji sistemoje, ir gali greitai ją rasti. Pradedi pastebėti sąsajas tarp skirtingų sričių – kaip idėja iš vienos knygos siejasi su darbo projektu ar asmeniniu tikslu.
Sistema tampa ne tik informacijos saugykla, bet ir mąstymo įrankiu. Rašydamas užrašus, verčiamas suformuluoti mintis aiškiai. Peržiūrėdamas senus užrašus, matai, kaip keitėsi tavo mąstymas, kas liko aktualu, o kas prarado reikšmę. Tai tampa savotiška intelektualine biografija.
Svarbiausia – sistema leidžia būti kūrybiškesniam ir produktyvesniam. Kai turi kur greitai užfiksuoti idėją, nebijau jos prarasti ir gali toliau mąstyti. Kai gali lengvai rasti anksčiau surinkta informaciją, nebereikia pradėti nuo nulio. Kai matai sąsajas tarp skirtingų užrašų, gimsta naujos įžvalgos.
Žinių valdymo sistema – tai investicija į save. Ji atsiperkama ne iš karto, bet ilgalaikėje perspektyvoje. Kiekvienas užrašas, kiekviena sąsaja, kiekviena peržiūra prideda vertės. Po metų ar dvejų turėsi unikalų žinių tinklą, kuris atspindi tavo patirtį, mokymąsi ir mąstymą. Ir tai bus tikrai tavo – ne kopija iš interneto, ne kažkieno kito sistema, o kažkas, kas išaugo kartu su tavimi.
